La importancia del Outsourcing Empresarial en la gestión de los Negocios

En la actualidad, las empresas se mueven en un entorno cambiante, y esto les obliga a estar continuamente al día en cuestiones tales como tecnología, demandas de los clientes, avances de la competencia, etc. Es más, ahora las empresas pueden coordinar a empleados dispersos geográficamente, con recursos móviles, y externalizar buena parte de sus recursos técnicos y de comunicación. La flexibilidad pasa a ser la clave del futuro.

Desde este punto de vista, gracias al outsourcing una empresa puede trabajar con menos recursos y asumir así más funciones, ya que externalizando ciertas actividades o servicios liberan personas que se pueden dedicar a actividades mucho más productivas y de esta forma se focalizan todos los esfuerzos en la actividad principal de su negocio.

¿Qué es Outsourcing?

Es el proceso mediante el cual una compañía u organización identifica una actividad o proceso que podría aumentar la productividad y derivar en optimización, involucrando a terceros que son subcontratados para ejecutar dicha actividad; es decir el Outsourcing consiste en delegar algunas funciones o actividades a una empresa o a un equipo especializado en ellas, para reducir costos, aumentar su eficiencia en la producción, acceder a mejores tecnologías y concentrarse en su actividad principal o core business.

Objetivos del Outsourcing

Los objetivos que busca una estrategia de tercerización de servicios a través de la contratación de proveedores que puedan desarrollar las actividades internas de la Compañía son los siguientes:

• Reducir y controlar los gastos operativos.
• Enfocar los recursos de la empresa en actividades que generen mayor valor.
• Adaptación a los cambios.
• Mayor flexibilidad para el desarrollo de las actividades.
• Evitar invertir en equipos de alto coste que están en permanente actualización, lo que exigiría una frecuente reinversión.
• Tener acceso a proveedores especializados con alta tecnología herramientas y técnicas que la empresa no cuenta.

Finalidad del Outsourcing

Un antiguo dicho popular dice “Zapatero a sus zapatos” y el outsourcing se trata exactamente de eso: buscar el talento empresarial en cada proceso o actividad de su negocio para sumar y avanzar juntos en el logro de sus objetivos empresariales.

En específico, el outsourcing es una técnica de contratación cuya finalidad es delegar tareas en expertos externos, para tener los mejores resultados posibles. La finalidad, es que la estructura de la Compañía concentre toda su energía a la actividad principal o core business, y que las compañías subcontratadas hagan lo propio en su especialidad; de este modo se optimizan los flujos de trabajo, se reducen los tiempos de ejecución, se insumen menos costos y se logran los objetivos propuestos mucho más rápido.

Características del Outsourcing

Esta forma de interacción entre empresas se caracteriza por lo siguiente:

• Permite reducir los gastos, debido a que el costo de un contrato de outsourcing es más bajo que el de realizar una contratación directa de empleados.
• Permite bajar los riesgos, si no cuentas con personal capacitado en ciertas áreas, la tercerización te permite contar con él y reducir la posibilidad de errores en los procesos, con los consiguientes retrasos y riesgos asociados.
• Permite abarcar áreas diversas, debido a que es posible recurrir al outsourcing en áreas técnicas, administrativas, recursos humanos, producción, control, capacitación, etc.
• Permite compatibilizar con la digitalización y el trabajo remoto, los flujos de trabajo entre la empresa contratante y contratada se pueden organizar y conectar por internet, aunque se encuentren a miles de kilómetros de distancia.
• La tercerización, permite flexibilidad y versatilidad y puede aportar soluciones a nivel local, nacional o internacional, así como adaptarse a empresas de diferentes rubros y tamaños.
• Alto nivel de especialización, uno de los factores relevantes para el uso del outsourcing es la búsqueda de talento con alto nivel de especialización, imposible de contratar de forma directa, pero factible de hacerlo por subcontratación para la ejecución de actividades y procesos específicos.

Ventajas y Desventajas del Outsourcing

Gracias al outsourcing, muchas Compañías, han podido externalizar a terceros ciertas actividades, procesos o servicios especializados, lo que les ha permitido reducir costos, aumentar su eficiencia y concentrarse en el core business de su negocio. Sin embargo, como cualquier práctica empresarial, el outsourcing tiene beneficios y desventajas para la Compañía contratante.

Ventajas:

Los principales beneficios del outsourcing, se sintetiza en los siguientes:

• Reducción de costos: Una de las principales razones por las que las empresas optan por el outsourcing es para reducir sus costos. Al externalizar ciertas actividades o procesos, las Compañías pueden ahorrar en gastos de personal, espacio de oficina, equipos y tecnología.
• Permite incrementar la eficiencia: el outsourcing también puede ayudar a aumentar la eficiencia de una Compañía. Al externalizar actividades o procesos no esenciales, las empresas pueden centrarse en su actividad principal y ser más competitivas y eficientes en su capacidad productiva.
• Permite acceder a habilidades especializadas: Las Compañías pueden acceder a habilidades y conocimientos especializados que de lo contrario no tendrían. Esto puede ser especialmente útil para pequeñas o medianas empresas que no pueden permitirse tener un gran equipo interno.
• Mayor flexibilidad: El outsourcing también puede proporcionar flexibilidad a las Compañías en la reducción en sus gastos fijos. De este modo, las empresas pueden ajustar los recursos según sus necesidades y no tienen que preocuparse por el personal adicional en momentos de alta demanda.
• Actualidad tecnológica: Permite aprovechar los adelantos tecnológicos sin necesidad de invertir en la adquisición de equipos de manera directa.
• Respuesta rápida: A las necesidades de cambios en los flujos de trabajo, en los procesos y/o en la tecnología.
• Mejora de los servicios de la Compañía

Desventajas:

Las ventajas de los servicios de outsourcing, se puede resumir en los siguientes:

• Pérdida de control: Al externalizar actividades o procesos para ser ejecutadas por terceros, las Compañías pueden perder cierto control sobre las funciones inherentes a dichas actividades o procesos. Esto puede conllevar a problemas de calidad y eficiencia si el proveedor no cumple con las expectativas.
• Problemas de comunicación: El outsourcing también puede llevar a problemas de comunicación entre la empresa y el proveedor. Si no se establecen claramente las expectativas y los procedimientos de comunicación, puede haber malentendidos y retrasos en la producción de los bienes o la prestación de los servicios.
• Riesgo de seguridad de datos: Las Compañías también corren el riesgo de que sus datos confidenciales o sensibles pueden ser utilizados de manera indebida. Es importante asegurarse de que el proveedor cuente con medidas de seguridad adecuadas sobre la información o los datos que se les va a proporcionar.
• Dependencia del proveedor: El outsourcing también puede llevar a una dependencia excesiva del proveedor. Si la Compañía no cuenta con un plan de contingencia en caso de que el proveedor no esté disponible, puede haber problemas graves en sus procesos de producción o de entrega de productos o servicios.
• Responsabilidad por ineficiencia: La Compañía asume la responsabilidad por cualquier retraso o problemas de calidad de los bienes producidos o los servicios prestados de la empresa subcontratada.
• Dependencia de terceros para aplicar innovaciones: La compañía puede perder contacto directo con nuevas tecnologías y métodos disponibles para mejorar los procesos.
• Falta de planificación: La falta de una adecuada determinación de las actividades o procesos materia de Outsourcing, puede provocar que la reducción de costos no sea tan positiva como lo esperaba la Compañía.

Para evitar los problemas potenciales que se pueden presentar, el proceso del Outsourcing debe ser planificado y controlado desde la Compañía contratante, ya que es su organización la que expone su prestigio y su imagen.

Por qué contratar un servicio de Outsourcing

Algunas razones para que una Compañía contrate un servicio de Outsourcing son:

• Algunas razones para que una Compañía contrate un servicio de Outsourcing son:
• Externalizar con el objetivo de ampliar y obtener acceso a nuevas áreas de mercado, tomando el punto de entrega de la producción o de servicio más cercano a sus usuarios finales.
• Menores costos operativos y laborales para la Compañía.
• Las empresas externalizan ciertos servicios y/o actividades que no son su core business, a empresas especializadas, permitiendo optimizar su tiempo para enfocarse en nuevos proyectos, actividades o procesos comerciales.
• Liberalización de recursos internos para poderlos utilizar para potencializar el core business de la Compañía.
• Al delegar responsabilidades en otra empresa, las Compañías pueden olvidarse de las funciones que son difíciles de administrar y controlar y al mismo tiempo obtener sus beneficios.

En síntesis, podemos señalar que, la subcontratación de empresas especializadas para encargarse de ciertas actividades supone ganar competitividad, al poder dedicar tiempo y recursos a la actividad principal, así como utilizar recursos especializados para que se encarguen de aquellas tareas “secundarias” entendiendo éstas como aquellas tareas que no forman parte del core business de la Compañía.

Tipos de Outsourcing

Existen distintas modalidades de outsourcing de acuerdo al objetivo de la contratación, la responsabilidad, el lugar donde se efectúa el trabajo y la ubicación geográfica.

a) Según el objetivo del servicio:

• Táctico: El outsourcing táctico se refiere a la subcontratación de tareas complementarias a la actividad principal de la Compañía, con el objetivo de reducir costos. En términos generales, es una simple subcontratación para realizar una tarea específica y no tan imprescindible para la empresa; de este modo la organización no tiene que destinar sus recursos y sus energías en una tarea secundaria. Su motivo principal es la reducción en los costos.
• Estratégico: El outsourcing estratégico se utiliza para delegar funciones estratégicas en una Compañía especializada en una determinada actividad o proceso, con la finalidad de mejorar la calidad del servicio y aumentar su efectividad sin perder visibilidad ni control. Aquí ya se habla de fomentar una relación muy estrecha y estable con un tercero. Son alianzas estratégicas que toman forma de acuerdo a la codependencia que existe entre la tarea y las demás funciones de la Compañía. Son buscadas para mejorar los procesos de trabajo, la calidad o la capacidad de la producción de la Compañía.

b) Según la delimitación de responsabilidad:

• Co-Sourcing: En este tipo de outsourcing, ambas organizaciones comparten responsabilidades y los riesgos que existen en la prestación del servicio. Es decir, existe una relación de asociación entre las Compañías, ambas partes tienen responsabilidad sobre los resultados del trabajo. Las tareas se realizan dentro de la empresa contratante.
• Out-tasking: Como la palabra lo indica, las tareas se realizan fuera de la empresa que contrata y bajo la responsabilidad del tercerizado. En este escenario, el cliente subcontrata determinadas tareas, sin perder el control ni la propiedad de las funciones concretas.

c) Según el lugar físico donde se realiza el trabajo:

• In house o in site: En el outsourcing in-house, los servicios externalizados se siguen realizando en las instalaciones de la empresa contratante, aunque son ejecutados por una empresa externa.
• Off house u off site: Los servicios de outsourcing son ejecutados dentro de las instalaciones de la empresa subcontratada que presta el servicio.

d) Según la ubicación geográfica:

• Offshoring: El Outsourcing Off-Shoring se refiere a la subcontratación de servicios a una empresa que se encuentra ubicada en el extranjero, para que se encargue de una actividad, proceso o servicio, generalmente porque ofrece menores costos.
• Nearshore: Cuando se terceriza una actividad, un proceso o servicio a una empresa que se encuentra ubicada en país limítrofe.
• Onshore: La empresa contratante y la subcontratada se encuentran en el mismo país.

Es muy importante tener en consideración la elección adecuada del tipo de Outsourcing a contratar según las necesidades específicas de cada Compañía. Por lo tanto, es recomendable evaluar cuidadosamente las opciones disponibles y considerar los pros y contras de cada tipo de Outsourcing antes de tomar una decisión.

Áreas en los que se aplica Outsourcing en las Compañías.

Las áreas de una Compañía donde se puede tercerizar la gestión de servicios son las siguientes:

1. Área Financiera: Es una práctica común que grandes empresas contraten expertos para el análisis y asesoramiento en el área de finanzas. Los informes de estos especialistas son relevantes ya que definen con que recursos cuenta la empresa, cuál es su solvencia, su liquidez, sus posibilidades de expandirse y crecer.
2. Tecnología de Información: La subcontratación de empresas especialistas en informática es una decisión de outsourcing de las más inteligentes, debido a que, en el área de la tecnología, los avances son tan rápidos que sería casi imposible para una empresa tener a su personal capacitado correctamente al mismo tiempo que realiza las tareas dentro de la compañía.
3. Recursos Humanos: El reclutamiento, contratación, capacitación y evaluación de personal son de gran importancia para las empresas, ya que los proveen del recurso humano que necesitan para producir. Realizar este trabajo en una estructura completamente independiente y especializada garantiza la obtención de mejores resultados.
4. Sistemas administrativos: Las tareas administrativas abarcan diferentes trabajos y cada uno de ellos se puede externalizar. Algunos de los que más se subcontratan son: la liquidación de nóminas, la atención al cliente, la gestión de pagos, control de inventarios, gestión de cobranza, etc.
5. Logística, transporte y envíos: Si su empresa fabrica productos físicos, tercerizar esta parte del proceso es una buena idea ya que la infraestructura que necesita requiere de una gran inversión de tiempo y de colocar capital en actividades que conllevan riesgos ajenos a la empresa, como son el transporte y la distribución.
6. Investigación de mercados y marketing: Conocer el mercado, los nichos propios y los potenciales, los tipos de clientes, las segmentaciones, la posibilidad de que un producto funcione o no, es fundamental para la toma de decisiones empresariales. Por esta razón, es normal que las empresas subcontraten a expertos para realizar esta tarea sensible; puesto que al igual que en el tema tecnológico, el marketing es tan dinámico que necesitas personal especialmente formado y que tengan claro las últimas tendencias y actualizaciones en el rubro.
7. Control Interno: No siempre las Compañías cuentan con expertos en la organización e implementación de un sistema de control interno, o para la implementación de Medidas Correctivas derivadas de las auditorías de las que son objeto (en caso de entidades públicas), por lo tanto esta actividad es otro de los servicios que con frecuencia las Compañías suelen externalizar.
8. Otras actividades: procesos o servicios.

Conclusiones:

• En la actualidad, el Outsourcing desempeña un papel muy importante en los planes estratégicos de las Compañías, como una herramienta valida en la planificación del crecimiento de la una empresa y fundamental para afrontar los cambios del mercado de la producción de bienes o la prestación de servicios.
• La práctica del Outsourcing ha contribuido en el cambio del concepto de relación cliente – proveedor, transformándolo en una cooperación intensa, creciente y de un perfil de alianza estratégica; es decir, el Outsourcing surge como una solución para las Compañías que les permite delegar actividades, procesos o servicios vitales y no vitales con el fin de mejorar su productividad, aumentar rentabilidad y ganar experiencia en terrenos tecnológicos y de gestión en los cuáles no cuentan con el “expertise” requerido.
• El objetivo final al adoptar una estrategia de externalización de actividades, procesos o servicios (outsourcing) es lograr que la Compañía adopte una buena posición estratégica en un mercado competitivo y en un entorno globalizado. El outsourcing busca reducir costos, lograr una rápida adaptación a los cambios del mercado y mejorar la competitividad y productividad de la Compañía a través de la contratación de servicios de terceros solo en el momento en el que lo necesitan.

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