El Rol de la Oficina de Auditoría Interna en la prevención de Fraudes y del uso inadecuado de los Recursos de una Compañía
La Auditoría Interna es una función independiente y objetiva diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Su objetivo es ayudar a la Compañía a lograr sus objetivos mediante un enfoque sistemático y multidisciplinario para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobernanza corporativa.
Introducción
La Auditoría Interna es una función independiente y objetiva diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Su objetivo es ayudar a la Compañía a lograr sus objetivos mediante un enfoque sistemático y multidisciplinario para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobernanza corporativa.
Beneficios de la Implementación de una Oficina de Auditoría Interna
1. Mejora de la Gestión de Riesgos:
La OAI identifica y evalúa los riesgos que pueden afectar las actividades y procesos de una Compañía para la consecución sus objetivos, al permitir a la alta dirección tomar medidas preventivas para mitigar los riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas significativos que pueden afectar su desempeño.
2. Control del cumplimiento de las Normas Legales y las Políticas Internas:
El staff de la OAI, verifica en forma constante, si la Compañía cumple con las leyes y regulaciones aplicables; así como, las políticas internas para evitar sanciones y/o problemas legales.
3. Eficiencia Operativa:
La OAI analiza las actividades y los procesos internos para identificar áreas de mejora y optimizar la utilización de recursos, reduciendo costos innecesarios y aumentando la productividad de la Compañía.
4. Protección de Activos:
La OAI identifica y evalúa los riesgos que pueden afectar las actividades y procesos de una Compañía para la consecución sus objetivos, al permitir a la alta dirección tomar medidas preventivas para mitigar los riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas significativos que pueden afectar su desempeño.
5. Mejora de la Gobernanza Corporativa:
La OAI promueve la transparencia, la rendición de cuentas y la ética dentro de la Compañía, lo cual a su vez fortalece la confianza de los stakeholders.
Características que debe cumplir un auditor interno
1. Integridad:
El auditor debe ser íntegro y generar confianza; ello le permite al usuario de sus servicios fiarse de su juicio.
2. Competencia y Cuidado Profesional:
El auditor está capacitado para desempeñar su trabajo y profesión con todo el rigor y de la mejor manera.
3. Objetividad e Independencia:
El auditor debe estar libre de influencias y sin limitaciones que impidan el desarrollo normal de sus funciones con objetividad y enfocado en cada fase de la auditoría.
4. Capacidad de alinearse con las estrategias, los objetivos y los riesgos de la Compañía:
El auditor interno debe adaptarse a las necesidades y políticas de la Compañía que audita.
5. Contar con los Recursos Adecuados:
El auditor debe tener todos los recursos que necesita para desarrollar su labor y tener acceso a todo la información indispensable para realizar la auditoría.
6. Calidad y Mejora contínua:
El auditor nunca se limita así mismo, siempre retroalimenta su aprendizaje y constantemente busca el cambio y la mejora de la Compañía.
7. Comunicación Efectiva:
El Auditor es capaz de trabajar en equipo y comunicarse a través de los medios adecuados que le permitan desarrollar de manera efectiva la auditoría.
8. Proporciona aseguramiento basado en riesgos:
El Auditor enfoca su trabajo en una auditoría basada en riesgos, pues entiende la importancia de auditar los procesos enfocados a los riesgos (plan de riesgos de la Compañía), logrando de esta forma una evaluación más eficaz y acertada.
9. Hace análisis profundos, es proactivo y está orientado al futuro:
El auditor interno debe estar a la vanguardia, es decir no debe esperar adaptarse al cambio sino que se debe anticipar a este y ser capaz de generarlo, demostrando así su habilidad para orientarse al futuro gracias a sus análisis y observaciones.
10. Promueve la mejora organizacional:
El auditor debe ser íntegro y generar confianza; ello le permite al usuario de sus servicios fiarse de su juicio.
Beneficios de la Implementación de una Oficina de Auditoría Interna
1. Diagnóstico Inicial:
El primer paso en la implementación de una OAI es realizar un diagnóstico inicial para evaluar el estado actual de los controles internos y determinar las áreas de mejora. Este diagnóstico incluye:
1.1 Evaluación de Riesgos:
Consiste en la identificación de los riesgos a los que está expuesta la Compañía y su impacto potencial en las Áreas, actividades y procesos.
1.2 Revisión de Controles Existentes:
Comprende el análisis de los controles internos actuales para identificar deficiencias y áreas de mejora.
2. Planificación
La fase de planificación es crucial para el éxito de la auditoría interna. Esta fase incluye:
2.1 Definición de Alcance y Objetivos:
Lo que involucra determinar qué áreas, actividades, procesos o sistemas serán auditados y establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo establecido (metodología SMART).
2.2 Elaboración del Plan de Auditoría
Crear un plan detallado que incluya un cronograma, asignación de recursos, metodología y estrategias de comunicación.
3. Diseño del Sistema de Auditoría
Consiste en desarrollar políticas y procedimientos específicos para cada área de la Compañía en relación con sus actividades y procesos objeto de control; lo cual incluye:
3.1 Desarrollo de Políticas y Procedimientos
Consiste en diseñar o desarrollar los documentos que describan los controles internos y las prácticas de auditoría.
3.2 Capacitación del Personal:
Consiste en capacitar al staff de la Compañía en la importancia de la auditoría interna para cumplir con las políticas y los procedimientos de control establecidos por la Gerencia para las áreas, actividades y procesos de la Compañía.
4. Ejecución de la Auditoría:
Durante la fase de Ejecución de la Auditoría, los auditores recopilan y analizan la información necesaria para evaluar los controles internos e identificar los riesgos. Las actividades clave de esta fase incluyen:
4.1 Recolección de Datos:
Consiste en revisar documentos relevantes, realizar entrevistas y utilizar herramientas de análisis de datos.
4.2 Realización de Pruebas de Auditoría:
Consiste en evaluar la eficacia de los controles internos mediante pruebas específicas.
5. Reporte de Resultados:
Una vez completada la auditoría, se elabora un informe detallado que incluye lo siguiente:
5.1 Observaciones:
Se refieren a los hallazgos determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría en armonía con los objetivos establecidos y constituyen las deficiencias o irregularidades evidenciadas en la Compañía auditada y su impacto potencial.
5.2 Recomendaciones:
Sugerencias para mejorar los controles internos y mitigar los riesgos identificados.
6. Seguimiento y Monitoreo
La fase final del proceso de implementación es el seguimiento y monitoreo continuo para asegurar que las recomendaciones se implementen y que los controles internos se mantengan efectivos. Esto incluye:
6.1 Monitoreo Contínuo:
Consiste en implementar mecanismos de evaluación periódica para asegurar que los controles internos establecidos para las áreas, actividades y/o procesos para asegurar su eficacia permanente.
6.2 Revisión de Implementación
Consiste en la verificación de las acciones orientadas a que las recomendaciones sean implementadas correctamente.
Conclusión
La implementación de una Oficina de Auditoría Interna es esencial para cualquier Compañía que desee operar de manera eficiente, cumplir con las normativas y generar información financiera confiable. Un sistema de auditoría interna bien diseñado y supervisado no solo protege los activos de la Compañía, sino que también mejora la eficiencia operativa y asegura el cumplimiento normativo; contar con un adecuado sistema de monitoreo y control es clave para cumplir con los objetivos de la Compañía.
Nuestros servicios de Outsourcing de Auditoría Interna
Consiste en encargarnos por un determinado tiempo de las labores de organización y puesta en operaciones de la Oficina de Auditoría Interna de su Compañía; se trata de un servicio profesional independiente y objetivo, orientado a brindar aseguramiento y asesoría a la alta dirección de la Compañía con el fin de fortalecer las operaciones de la organización para facilitar el logro de sus objetivos, mediante la aplicación de un enfoque sistémico para evaluar la eficiencia1 , eficacia2 y efectividad3 de los órganos ejecutivos y de dirección de la Compañía en la gestión de los riesgos (identificar, prevenir, responder y vigilar) a través del diseño de controles preventivos y correctivos.
Más Información
Si desean mayor información sobre el tema abordado en este artículo o si tiene interés en nuestro servicio de outsourcing de auditoría Interna, lo invitamos a contactarse con nuestra División de Outsourcing a través de los distintos medios que se detalla en nuestra website www.ura.pe; en Urbizagástegui & Asociados contamos con un staff multidisciplinario de especialistas en outsourcing Empresarial para brindarles la asistencia profesional que su Compañía requiere.
Florentino Urbizagástegui Pacheco
Contador Público Colegiado Certificado con 39 años de trayectoria profesional como Auditor Financiero y Forense, Perito Contable y Consultor de Negocios. Socio principal de Urbizagástegui & Asociados S. Civil de R.L., firma de Auditoría con más de 33 años en el mercado de servicios profesionales.
1 Eficencia: Es la capacidad de utilizar a alguien o algo de manera óptima para lograr un resultado específico.
2 Eficacia: Es la capacidad de lograr el efecto deseado o esperado, centrándose en hacer lo correcto de la manera correcta y en el momento adecuado.
3 Efectividad: Es la habilidad de obtener el resultado óptimo utilizando la menor cantidad de recursos y en el menor tiempo posible. En otras palabras, se trata de equilibrar las habilidades de las personas (eficacia) y los medios y recursos (eficiencia) para alcanzar un objetivo..
