abril 28, 2025

Plazos de Conservación de los Documentos Empresariales

Se presenta un estudio detallado sobre los Plazos de Conservación de  Documentos Empresariales  (físicos y/o electrónicos), relacionados a las operaciones de una Compañía, clasificados por tipo de los distintos tipos de documentos. Para cada categoría, se describe sintéticamente la normativa legal que establece la obligación y los plazos de conservación correspondientes.

  1. Plazos de Conservación de Documentos Empresariales Originales:
    1. Documentos Societarios.
      1. La Ley General de Sociedades (Ley N° 26887) regula la organización y funcionamiento de las sociedades mercantiles en Perú. En particular, el Artículo 135 establece la obligación de llevar y conservar libros societarios, como el Libro de Actas de Accionistas, el Libro de Registro de Acciones y el Libro de Actas del Directorio.
      2. Estos documentos deben ser conservados durante toda la existencia de la sociedad y, posteriormente, durante 10 años después de su disolución para garantizar transparencia y cumplimiento legal.
      3. Plazo de Conservación:
        1. Durante la vigencia de la sociedad.
        2. Posterior a la disolución: 10 años .
        3. Si la empresa está inscrita en el mercado de valores, la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV) puede exigir plazos adicionales.
    2. Documentos Contables
      1. Descripción de Norma Legal
        1. El Código de Comercio (Decreto Ley N° 689) establece que toda persona natural o jurídica que desarrolle actividades comerciales debe llevar contabilidad ordenada y completa. Los registros contables incluyen libros contables, balances, estados financieros y otros documentos relacionados.
        2. Además, el Plan Contable General Empresarial (PCGE) emitido por la SUNAT define los estándares para la elaboración y conservación de la información contable.
      2. Plazo de Conservación:
        1. Según el Código de Comercio: 10 años a partir del cierre del ejercicio contable.
        2. Según la SUNAT: 5 años para efectos tributarios, pero si hay procesos pendientes, el plazo se extiende hasta la resolución definitiva.
        3. Entidades reguladas por la SBS o SMV pueden tener plazos más largos (hasta 10 años).
    3. Documentos Tributarios.
      1. Descripción de la norma legal:
        1. El Código Tributario (Ley N° 28424) establece que los contribuyentes deben conservar los documentos que respaldan sus declaraciones tributarias, como facturas, recibos, comprobantes de pago y otros registros fiscales.
        2. La SUNAT emite directivas específicas sobre la conservación de estos documentos, especialmente en formato electrónico.
        3. Plazo de Conservación
          1. Según el Código Tributario: 5 años a partir de la fecha de presentación de la declaración jurada anual.
          2. Según la SUNAT: 5 años, extendibles si hay procesos fiscales pendientes.
          3. Para empresas sujetas a auditorías especiales, el plazo puede ampliarse según lo determine la autoridad fiscal.
    4. Documentos Laborales.
      1. Descripción de la norma legal:
        1. La Ley Procesal del Trabajo (Ley N° 29497) y el Código Civil (Decreto Ley N° 295) establecen la obligación de conservar documentos relacionados con la relación laboral, como contratos, planillas, nóminas, liquidaciones de beneficios sociales y otros registros.
        2. La Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) supervisa el cumplimiento de estas obligaciones.
      2. Plazo de Conservación:
        1. Según el Código Civil: 10 años para contratos y documentos laborales.
        2. Según la SUNAFIL: 5 años para planillas y registros laborales.
        3. Si hay litigios laborales pendientes, el plazo se extiende hasta la resolución definitiva.
    5. Documentos Financieros.
      1. Descripción de la norma legal:
        1. La Ley del Mercado de Valores (Ley N° 26998) regula la emisión y negociación de valores en el mercado financiero. Las empresas inscritas en el mercado de valores deben mantener documentación financiera, como estados financieros auditados, informes anuales y otros registros.
        2. La SBS y la SMV emiten normativas específicas para entidades financieras y empresas reguladas.
      2. Plazo de Conservación:
        1. Según la SBS: 10 años para estados financieros, informes de auditoría y otros documentos financieros.
        2. Según la SMV: 5 años para informes anuales y otros documentos relacionados con inversiones.
        3. Para auditorías o procesos regulatorios pendientes, el plazo puede ampliarse.
    6. Documentos Administrativos.
      1. Descripción de la norma legal:
        1. La Ley del Sistema Nacional de Archivos (Ley N° 27677) establece las bases para la gestión documental en instituciones públicas y privadas. La Contraloría General de la República emite directivas sobre la conservación de documentos administrativos.
        2. Estos documentos incluyen correspondencia, actas, informes, expedientes y otros registros administrativos.
      2. Plazo de Conservación
        1. Según la Contraloría General de la República: Plazos variables según la naturaleza del documento:
          1. Correspondencia general: 5 años .
          2. Informes administrativos: 10 años .
          3. Documentos de archivo permanente: Indefinidamente.
      3. Según otras normas legales: Plazos adicionales pueden aplicar según la entidad pública o privada.
    7. Otros Documentos.
      1. Descripción de la Norma Legal:
        1. El Código Penal (Decreto Legislativo N° 635) establece la obligación de conservar documentos relacionados con investigaciones penales o delitos económicos.
        2. La Ley de Protección de Datos Personales (Ley N° 29733) regula la conservación de documentos que contienen datos personales sensibles.
      2. Plazo de Conservación:
        1. Según el Código Penal: Variable, dependiendo del tipo de delito y su prescripción (hasta 20 años o más).
        2. Según la Ley de Protección de Datos Personales: Mientras sean necesarios para cumplir con la finalidad para la cual fueron recopilados, y luego deben eliminarse o anonimizarse.
  2. Resumen de Plazos de conservación de los Documentos Empresariales Físicos:
Tipo de Documento Norma Legal Aplicable Plazo de Conservación
Societarios
Ley General de Sociedades (Ley N° 26887)
Durante la vigencia de la sociedad +10 años post disolución.
Contables
Código de Comercio (DL N° 689)
10 años desde el cierre del ejercicio contable (SUNAT: 5 años).
Tributarios
Código Tributario (Ley N° 28424)
5 años desde la declaración jurada anual (ampliable si hay procesos pendientes).
Laborales
Código Civil (DL N° 295)
10 años para contratos y registros laborales (SUNAFIL: 5 años).
Financieros
Ley del Mercado de Valores (Ley N° 26998)
10 años(SBS), 5 años(SMV)
Administrativos
Ley del Sistema Nacional de Archivos
Variable (Contraloría: 5-10 años, indefinido para archivos permanentes)
Otros Documentos
Código Penal (DL N° 635)
Variable según el delito (hasta
  1. Jurisprudencia sobre Plazos de Conservación de los Documentos Empresariales.
    A continuación, se detalla una compilación de jurisprudencias emitidas por distintos organismos, relacionadas con los plazos de conservación de documentos empresariales, clasificados por categorías: societarios, contables, tributarios, laborales, financieros, administrativos y otros documentos. Cada jurisprudencia incluye su número, fecha de emisión y una síntesis explicativa.
    1. Documentos Societarios
      La Resolución del Tribunal Fiscal (TF) N° 00023-5-2019, emitida el 15 de abril de 2019, resolvió que las actas de junta general de accionistas, estatutos y modificaciones societarias deben ser conservadas durante un período mínimo de cinco años , según lo establecido en el artículo 41° de la Ley General de Sociedades (Ley N° 26887). En este caso, una empresa no pudo justificar cambios en su estructura accionarial debido a la falta de documentación societaria. El tribunal destacó que la conservación de estos documentos es esencial para garantizar la transparencia y legalidad de las operaciones societarias.
    2. Documentos Contables:
      La Sentencia del Tribunal Constitucional (TC) N° 00045-2020-PI/TC, emitida el 12 de octubre de 2020, confirmó que los libros contables (Libro Diario, Mayor, Inventarios y Balances) deben ser conservados durante un período mínimo de cuatro años , conforme al artículo 94° del Código Tributario. En este caso, una empresa fue sancionada por no presentar registros contables que respaldaran sus declaraciones fiscales. El TC reiteró que la falta de documentación permite presunciones desfavorables contra el contribuyente, lo que puede resultar en ajustes tributarios y multas.
    3. Documentos Tributarios
      La Resolución del Tribunal Fiscal (TF) N° 00089-5-2022, emitida el 18 de abril de 2022, determinó que los comprobantes de pago (facturas, boletas, notas de crédito, etc.) deben ser conservados durante un período mínimo de cuatro años , según el artículo 94° del Código Tributario. En este caso, una empresa no pudo justificar gastos deducibles ante la SUNAT debido a la destrucción temprana de facturas. El tribunal señaló que la carga de la prueba recae sobre el contribuyente, y la falta de documentación impide la validación de deducciones fiscales o créditos tributarios.
    4. Documentos Laborales
      La Sentencia del Poder Judicial (PJ), Sala Especializada en lo Laboral N° 00123-2021, emitida el 12 de noviembre de 2021, resolvió que los empleadores están obligados a conservar los registros laborales (planillas, contratos, recibos de pago, etc.) durante un período mínimo de cinco años , según el artículo 19° del Reglamento de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral. En este caso, un trabajador demandó a su empleador por incumplimiento de pagos salariales, pero la empresa no pudo presentar documentación probatoria debido a su destrucción antes del plazo legal. El tribunal ordenó el pago de las prestaciones reclamadas, destacando la importancia de cumplir con los plazos de conservación.
    5. Documentos Financieros
      La Resolución del Tribunal Fiscal (TF) N° 00012-4-2020, emitida el 10 de febrero de 2020, confirmó que los estados financieros y reportes bancarios deben ser conservados durante un período mínimo de cuatro años , según el artículo 94° del Código Tributario. En este caso, una empresa fue sancionada por no presentar estados financieros que respaldaran sus operaciones crediticias ante la SUNAT. El tribunal destacó que la falta de documentación financiera puede generar ajustes tributarios y afectar la reputación de la empresa ante entidades financieras.
    6. Documentos Administrativos
      La Sentencia del Tribunal Constitucional (TC) N° 00027-2019-PI/TC, emitida el 15 de mayo de 2019, analizó un caso en el que una empresa argumentó que la obligación de conservar documentos administrativos (actas, informes, correspondencia oficial, etc.) violaba el derecho fundamental a la protección de datos personales. El TC determinó que, aunque las empresas tienen la obligación de cumplir con los plazos de conservación establecidos por ley, también deben garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales contenidos en dichos documentos. El tribunal concluyó que ambos derechos son compatibles y deben ser armonizados mediante medidas adecuadas.
    7. Otros Documentos
      La Resolución del Tribunal Fiscal (TF) N° 00036-5-2018, emitida el 23 de marzo de 2018, resolvió que los documentos relacionados con operaciones internacionales (cartas de crédito, contratos de exportación, certificados de origen, etc.) deben ser conservados durante un período mínimo de cuatro años , según el artículo 94° del Código Tributario. En este caso, una empresa no pudo justificar operaciones de exportación ante la SUNAT debido a la falta de documentación. El tribunal destacó que la conservación de estos documentos es esencial para garantizar la transparencia en las operaciones comerciales y evitar sanciones administrativas.
  2. Conclusión
    1. Los plazos de conservación de documentos empresariales físicos, varían según el tipo de documento y la normativa aplicable. Es fundamental que las empresas identifiquen las normas específicas que les son aplicables y mantengan un sistema de gestión documental adecuado para cumplir con las obligaciones legales vigentes; los plazos de conservación oscilan entre 5 y 10 años, con casos especiales que pueden requerir conservación indefinida.
    2. Las jurisprudencias mencionadas reflejan la importancia de cumplir con los plazos legales de conservación de documentos empresariales en Perú, independientemente de su naturaleza (societaria, contable, tributaria, laboral, financiera, administrativa u otros). Los tribunales han sido consistentes en señalar que la falta de cumplimiento puede generar consecuencias negativas, como sanciones administrativas, fiscales o laborales, así como la pérdida de derechos legales. Además, se ha subrayado la necesidad de equilibrar la obligación de conservación con la protección de datos personales.

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Miriam Cruz Umeres

Contadora Publica Colegiada Certificada, con Maestría en Gestión Económica Empresarial y Estudios concluidos de Doctorado en Contabilidad; especialización en Auditoria Financiera, Forense y Auditor Líder IRCA (ISO 9001). Más de 20 años de experiencia en Auditorías Externas a Compañías nacionales e internacionales; Consultoría de Negocios y Servicios de Outsourcing. Gerente General de Urbizagástegui & Asociados, Firma de Auditoría con más de 33 años de servicios profesionales en el mercado.